Herramientas esenciales para el Home Office

Sabemos que no es sencillo saltar al barco del home office de un momento a otro, pero antes de continuar, quiero decirte que muy probablemente no estás en ceros, que has estado practicado para el trabajo remoto desde el momento en que modificas una spreadsheet de Google Drive, mandas un mensaje a través de Whatsapp a alguien que está físicamente en la misma oficina, tomas una decisión grupal para el horario de la junta a través de Doodle o platicas por videoconferencia con un posible cliente a través de Zoom o Google Hangouts.

Puede que al inicio o el primer día que lo intentes no seas la persona más efectiva del mundo, ya que, como todo, requiere práctica. Imagina que quieres tener una excelente forma física y para ello decides hacer ejercicio constantemente, pero imagina hacerlo sin ninguna instrucción o incluso sin haber calentado previamente, entonces, en vez de avanzar en tu objetivo acabarías perjudicándote. Es por eso que te compartiré algunas herramientas gratuitas y para uso de cualquier dispositivo que pueden ayudarte a organizarte mejor y a tener un mejor control en tu productividad haciendo home office:

1. Tu agenda lo es todo. En la oficina ya conocías la rutina diaria, pero ahora que estás en casa, sabes que las distracciones se multiplicarán y eso hará que tu productividad se vea afectada. Ya sea física o digital, te recomiendo tener una agenda y dedicar un momento a la semana para planear el resto de ella, organiza cada detalle de tus días si es posible.

2. Herramientas para comunicarte con tu equipo de trabajo. Hoy en día, es vital tener Whatsapp en nuestros smartphones, pero si deseas opciones con mayores capacidades y con más funcionalidades puedes probar Messenger (by Facebook), Telegram o la poderosa Slack.

3. Trata de tener una junta con tu equipo al iniciar el día. Ya sea para revisar avances, para novedades de un proyecto o para delegar tareas, puedes utilizar alguna de estas herramientas de juntas virtuales: Zoom, Google Hangouts o Skype.

4. Considera que no todos tienen agenda libre. Quizás para grupos pequeños es más fácil utilizar Whatsapp para llegar a un acuerdo con la fecha de una junta virtual, pero entre mayor sea el número de personas involucradas en una junta, mayor será la dificultad de ponerse de acuerdo, para ello existen herramientas como Calendly, Doodle o When2Meet.

5. Anota y administra tus tareas del día. Existen herramientas muy sencillas de utilizar y que te ayudarán a avanzar en tus objetivos planteados: Asana, Todoist, Taskade.

6. Da un seguimiento puntual a tu proyecto. La mejor forma de visualizar los avances de tus proyectos es con una plataforma colaborativa que apoye a la adminsitración de los mismos. Existen gran variedad de soluciones, pero mis favoritas son Trello y Zenkit.

7. Trabaja en tiempo real. Me estaba tardando en que apareciera Google Drive en la lista, una de las mejores soluciones que nos ha ayudado a trabajar colaborativamente y en tiempo real en distintos documentos; por otro lado, si quisieras llevar la colaboración en tiempo real al siguiente nivel puedes probar Miro, plataforma que prácticamente te genera un whiteboard para desatar tu creatividad.

8. Compartir archivos con tu equipo es clave. A pesar de que para esto ya te ayuda también Google Drive (¡es una maravilla!), existen alternativas que te ayudarán a tener tus documentos en la nube como Box o Dropbox, y si requieres compartir archivos de gran tamaño rápida y eficientemente puedes optar por WeTransfer.

9. Te vas a perder con tanta información en Internet. Me ha pasado demasiadas veces, cuando hago home office, poco a poco van aumentando las pestañas de mi navegador ya que un artículo me va llevando de página web en página web, y eso me lleva a distraerme de mi tarea primordial. Por eso te comparto algunas herramientas para que esos artículos los leas después que tengas algo de tiempo libre: Pocket, Raindrop o Medium.

10. Junta varias herramientas o apps en un sólo lugar. Después de conocer tantas herramientas, puede que sientas saturación y creas que será un enorme reto utilizarlas todas. Para ello, puedes disponer de un par de herramientas con las que podrás agruparlas y tenerlas en un mismo lugar, con el fin de sacarles el mayor provecho: Franz y Station.

El verdadero reto es enfocarse. Habrán muchas distracciones, te lo aseguro, por lo que te recomiendo implementar distintas técnicas de enfoque como la «Pomodoro«, donde trabajas de manera muy concentrada para dar resultados rápidos. También te recomiendo completar primero las tareas más urgentes que tengas utilizando la Matriz Eisenhower y tener muy en cuenta el Principio de Pareto o la regla 80/20. Te ayudarán a concentrarte en lo que realmente importa. Te deseo mucho éxito.